ניהול רכש עם מערכת ERP

מערכת ERP היא מערכת המשמשת לניהול ותכנון משאבים בתעשייה. המערכת פותחה לאחר התבוננות ומחקר לגבי צורת העבודה של מפעלים תעשייתיים בארץ, ומותאמת להם. היא מאפשרת ניהול אינטגרלי בין כל המערכות במפעל על ממשק יחיד, ואינה מתוכנתת לפעול בשילוב או לצד מערכות ניהול אחרות.

מערכת ERP באירגון משמעותה ניהול פשוט ויעיל של כלל המערכות. מעבר להתאמתה הכללית למפעלים בארץ, לפני הטמעתה היא מותאמת אישית לצרכי המפעל, כך שיהיה ניתן להשתמש בה כמערכת כוללנית ולא יהיה צורך להסתרבל עם מערכות שונות או פונקציות מיותרות ב ERP. מעבר לכך, המערכת תורגמה ומותקנת כיום גם במפעלים בעולם.

בעזרת מערכות ERP הארגון מתנהל באחידות מהצעד הראשון ועד האחרון בתהליכי הייצור וניהול המשאבים. ERP כוללת קליטת הזמנה, כאשר קיים גם המידע על הסכמים עם לקוחות או מבצעים, ובהתאם לכך מצויין המחיר; העברת ההזמנה למפעל ואישור להתחיל בייצורה, ובמקביל התראות ועדכונים על מצב המלאי בעקבות ההזמנה. המערכות מנהלות מכאן כל מה שקשור לייצור המוצר, עוקבות אחר התהליך שלב-שלב, אוספות מידע שרלוונטי למלאי המוצרים, שלבי ייצור ההזמנה, ניהול רכש ושליחתה ללקוח. המערכת האינטגרלית מאפשרת שליטה מלאה וסינרגית בכל פעילויות המפעל.

הטמעת מערכת ERP צריכה להיות מדוייקת ומותאמת בדיוק לצרכי הארגון. טעות או אי הקפדה יובילו לתפקוד לקוי של המעכרת והמפעל לא יוציא ממנה תועלת. כל מערכת אחרת שהייתה בארגון צריכה לעבור הסבה למערכת ERP שתותקן בו. כמו כן נסיון לשלב את מערכות הERP עם מערכות אחרות ישבש את תהליכי הניהול ותפקוד המערכת.

אם כן, הטמעת מערכת ERP בארגון אינה מובנת מאליה, בעיקר בארגון שכבר רגיל לצורת עבודה מסויימת עם מערכות מסויימות. בגלל שמערכת ERP משמעותה שינוי כולל בצורת החשיבה וההתנהלות בארגון, בכל התחומים, יש קודם לברר האם העובדים יוכלו להתמודד עם שינוי זה בהצלחה. בנוסף קיימים סיכונים נוספים בעת ההטמעה כמו חוסר התאמה מלא של המערכת שיכול לגרור תקלות, או אי קליטה של מרכיב במערכת שיגרור טעות במשך כל תהליך הייצור, עד שתתגלה הטעות. תקלות מסוג זה יכולות להיות הרסניות, להוריד את איכות הארגון בעיני לקוחות ולגרום להפסדים.